Integritetspolicy

Vem som är personuppgiftsansvarig

KassaPilot AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av uppgifter om våra kunder och deras användare (konto, avtal, fakturering och support) samt för uppgifter som lämnas via offertformuläret på webbplatsen.

För uppgifter som en butik registrerar i Kassapilot om sina egna kunder och sin personal (till exempel kundregister, e-postadress eller mobilnummer för digitala kvitton, samt namn och personnummer i personalliggaren) är butiken personuppgiftsansvarig och KassaPilot AB personuppgiftsbiträde enligt det personuppgiftsbiträdesavtal som tecknas med butiken. Är du kund till eller anställd hos en butik som använder Kassapilot ska du i första hand vända dig till butiken.

Vilka uppgifter vi behandlar

• Kontouppgifter: namn, e-post och roll för användare som loggar in.
• Företagsuppgifter: organisationsnummer, adress och butiksuppgifter.
• Kassörsuppgifter: namn och personlig PIN-kod (lagras endast som hashvärde) för att varje registrering i journalen ska kunna knytas till rätt person.
• Försäljningsdata: kvitton, artiklar, belopp, moms, betalsätt och kassajournal. Dessa kan innehålla begränsade personuppgifter (t.ex. om en kund anges på ett köp).
• Butikens kundregister och kvittomottagare: namn, e-postadress, mobilnummer, anteckningar och eventuella lojalitetspoäng, i den mån butiken registrerar sådana uppgifter.
• Personalliggare: för butiker som använder den inbyggda personalliggaren behandlas namn, personnummer eller samordningsnummer (alternativt annan identitetsbeteckning) samt tidpunkter när arbetspass börjar och slutar, och vem som registrerat posten. Behandlingen sker för att butiken ska fullgöra sin skyldighet enligt 39 kap. 11–12 §§ skatteförfarandelagen.
• Offertförfrågningar: namn, e-post, telefon, företag och meddelande som lämnas via webbplatsen.
• Teknisk data: inloggningssession och loggar som behövs för drift och säkerhet. Kortdata hanteras aldrig av Kassapilot — kortbetalning sker i en fristående kortterminal.

Ändamål och laglig grund

Vi behandlar uppgifterna för att leverera Tjänsten (fullgörande av avtal), för att uppfylla rättsliga skyldigheter (bl.a. bokförings- och kassaregisterlagstiftning), för säkerhet och support samt för att besvara offertförfrågningar (berättigat intresse). Personalliggaren behandlas på butikens uppdrag för att butiken ska uppfylla en rättslig skyldighet; personnummer behandlas där eftersom lagen kräver det.

Lagringstid

Bokförings- och kassaunderlag (kvitton, journal, rapporter) bevaras i enlighet med bokföringslagen, som huvudregel i sju år. Uppgifter i personalliggaren bevaras i minst två år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gick ut, och registrerade poster kan inte ändras eller raderas under den tiden. Kontouppgifter behålls så länge kontot är aktivt och raderas därefter, utom sådant som måste sparas enligt lag. Offertförfrågningar raderas senast tolv månader efter att förfrågan besvarats.

Personuppgiftsbiträden och underbiträden

Vi anlitar följande leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning (och, för butikens kunduppgifter, som underbiträden):

• Supabase Pte. Ltd. — databas, autentisering och fillagring (bl.a. kvitton som PDF). Data lagras inom EU, i region eu-north-1 (Stockholm). Eventuell åtkomst från tredjeland (support) sker med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler i leverantörens biträdesavtal.
• Cloudflare, Inc. — drift och hosting av applikationen (Cloudflare Workers) samt vidarebefordran av e-post till våra adresser på kassapilot.se. Överföring till USA sker med stöd av EU–US Data Privacy Framework, med EU-kommissionens standardavtalsklausuler som kompletterande skyddsåtgärd.
• Axena Company Service AB — certifierat kontrollsystem (Posplus/SRV4POS Cloud Control) som tar emot kvittouppgifter och lämnar kontrollkod för varje köp.
• 46elks AB — utskick av kvittolänk via SMS (mobilnummer), endast för butiker som aktiverat tillvalet. Data behandlas i Sverige.
• Resend, Inc. — utskick av e-post, bl.a. kvitton och rapporter (e-postadress och meddelandets innehåll). Resend lagrar data i USA. Överföringen sker med stöd av EU–US Data Privacy Framework och EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Biträdesavtal gäller med respektive leverantör genom leverantörens avtalsvillkor (Data Processing Addendum). Axena behandlar inga personuppgifter om butikens kunder eller personal.

Dina rättigheter

Du har rätt till registerutdrag, rättelse, radering, begränsning och dataportabilitet samt att invända mot behandling. Radering kan dock inte ske för uppgifter som enligt lag måste bevaras (t.ex. bokföringsunderlag och personalliggare). Kontakta oss på info@kassapilot.se. Du kan även klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Säkerhet

Data överförs krypterat (HTTPS) och lagras med åtkomstkontroll så att varje kund bara når sina egna uppgifter. Känsliga nycklar och lösenord hanteras skyddat och exponeras aldrig i webbläsaren.

Kontakt

KassaPilot AB · org.nr 559300-8948 · Datavägen 5, 175 43 Järfälla · info@kassapilot.se · www.kassapilot.se