Kassapilot SE – Användarmanual

• Kassaregisterprogram: Kassapilot SE
• Tillverkare: KassaPilot AB, org.nr 559300-8948
• Gäller version: 1.x.x (provad version 1.0.0)

Den här manualen är kassaregisterprogrammets dokumentation enligt Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2014:9 4 kap. 11 §). Den följer med kassaregistret: den öppnas från Användarmanual i programmets sidomeny och finns på www.kassapilot.se/manual, där den också kan skrivas ut eller sparas som PDF. Programmet har inga andra funktioner än de som beskrivs här. Tillverkardeklarationen finns i bilaga A.

1. Om programmet

1.1 Vad Kassapilot är

Kassapilot är ett molnbaserat kassaregister som används i webbläsaren på dator, surfplatta eller mobil. All registrering sker på KassaPilots server. Varje köp, retur, kvittokopia och pro forma-kvitto skickas till ett certifierat kontrollsystem (Posplus Cloud Control från Axena) innan det registreras. Kassan kräver därför uppkoppling mot internet för att kunna sälja.

1.2 Programmets identitet

Varje kassa i butiken är en egen registreringsenhet med eget tillverkningsnummer, egen kvittonummerserie, egen journal och egna dagrapporter. Tillverkningsnumret ändras aldrig och är det nummer som anges när kassaregistret anmäls till Skatteverket.

Delen efter plustecknet i versionsbeteckningen ("bygget") identifierar exakt vilken programändring som körs.

1.3 Demoläge och skarp drift

Ett nytt företag i Kassapilot startar i demoläge. I demoläget:

• signeras kvitton av en demokontrollenhet som inte är certifierad,
• märks varje kvitto med DEMO i stor stil överst och nederst samt texten "EJ GILTIGT KVITTO – TESTMILJÖ",
• är kontrollkoden på kvittot av formen DEMO-….

Demoläget får inte användas för verklig försäljning.

Bytet till skarp drift görs av KassaPilot när ett certifierat kontrollsystem är konfigurerat för butiken. Butiken kan inte själv växla mellan lägena. Vid bytet:

1. avvecklas demokassorna – deras kvitton, journal och rapporter finns kvar och kan läsas, men de kan inte längre användas för försäljning,
2. skapas nya kassor med nya kassanummer, nya tillverkningsnummer och nya kvittonummerserier som börjar från 1,
3. kan försäljning i skarp drift bara registreras om kontrollsystemet godkänner den.

Anmäl kassaregistret till Skatteverket först efter bytet, med de nya kassornas tillverkningsnummer (se avsnitt 13).

1.4 Behörigheter

X- och Z-dagrapporter och journalen kräver behörigheten butiksansvarig eller administratör. Se till att någon med sådan behörighet alltid kan logga in under butikens öppettider, bland annat för ett kontrollbesök.

1.5 Teknisk utrustning

• En aktuell webbläsare. Kvittoskrivare via USB eller seriell port kräver Chrome eller Edge på dator eller Android. På iPad tas kvittot fram som PDF, via utskriftsdialogen, SMS eller e-post.
• Kvitto kan skrivas ut på kvittoskrivare (58 eller 80 mm), på vanlig skrivare via webbläsarens utskriftsdialog, sparas som PDF eller skickas som SMS eller e-post.
• Kassalåda ansluten till kvittoskrivaren. Kassan öppnar lådan när kvittoskrivaren är ansluten via USB.
• Streckkodsläsare som fungerar som tangentbord (USB eller Bluetooth).
• Butikens egen kortterminal, med eget avtal med inlösare. Terminalen används fristående: beloppet slås in i terminalen och betalningen bekräftas i kassan (avsnitt 5.6). Integrerade kortterminaler ingår inte i version 1.0. I demoläget används en demoterminal som inte genomför någon verklig betalning.

2. Dagens gång – översikt

1. Logga in och öppna Kassa.
2. Registrera växelkassan (krävs före dagens första köp).
3. Sälj. Byt kassör med PIN vid skiftbyte.
4. Gör insättningar och uttag när kontanter tillförs eller tas ur lådan.
5. Vid stängning: slutför eller makulera oavslutade köp, gör kassaräkning och ta ut Z-dagrapporten för varje kassa.

En "dag" i Kassapilot är perioden sedan kassans senaste Z-dagrapport. Ta därför ut Z-dagrapporten varje försäljningsdag.

3. Inloggning och kassörsbyte

3.1 Logga in

1. Logga in med e-post och lösenord.
2. Välj Kassa i menyn. Har butiken flera kassor väljs kassa i listan överst.

När kassan öppnas registreras inloggningen i kassans journal.

3.2 Byta kassör med PIN

Den kassör som är vald står i varukorgens överkant. Alla köp registreras på vald kassör tills nästa byte.

1. Tryck på kassörens namn i varukorgens överkant.
2. Välj kassör i listan.
3. Ange kassörens PIN (4–6 siffror) och tryck Logga in.

Bytet journalförs som utloggning av föregående och inloggning av ny kassör. PIN sätts av en administratör under Användare.

4. Växelkassa

Växelkassan ska registreras vid dagens början. Kassapilot tillåter inget köp förrän växelkassan är registrerad för perioden; försöker du sälja öppnas registreringen automatiskt.

1. Tryck Växelkassa i kassan.
2. Ange antal per valör (1, 2, 5, 10, 20, 50, 100, 200, 500 och 1 000 kr). Summan räknas ut.
3. Tryck Registrera. Kassalådan öppnas.

Har kassan ingen växelkassa registreras 0 kr. Växelkassan kan bara registreras en gång per period. Ändringar under dagen görs som insättning eller uttag (avsnitt 10).

Kontantfri kassa. En kassa kan ställas in att inte hantera kontanter (Inställningar → Butiker & kassor → kryssrutan Kontanter avmarkerad). Då döljs betalsättet Kontant och knapparna för växelkassa, insättning, uttag, kassaräkning och lådöppning. Vid dagens första köp journalförs växelkassan automatiskt som 0 kr, och Z-dagrapporten kräver ingen kassaräkning. Försök att registrera kontant betalning eller kontanthändelser avvisas av servern. Kassan är ändå ett kassaregister med kontrollenhet: kort- och Swish-betalningar räknas som kontant betalning enligt 39 kap. 2 § skatteförfarandelagen, så kravet på kassaregister gäller oförändrat.

5. Sälja

5.1 Lägga varor i varukorgen

1. Tryck på en artikel, sök på namn eller skanna streckkoden i sökfältet och tryck Enter.
2. Ändra antal med − och +. Ta bort en rad med papperskorgen.

Endast artiklar ur artikelregistret kan säljas, till det pris och den momssats som är registrerade. Priset kan inte ändras vid försäljningen – avvikelser görs som rabatt. Artiklar med lagerföring och slutsaldo visas som "Slut" och kan inte väljas.

5.2 Rabatt

1. Tryck på procenttecknet på raden.
2. Ange rabatt i kronor (t.ex. 20) eller procent (t.ex. 10%) och tryck Enter.

Rabatten gäller hela raden och syns på raden, på kvittot och i dagrapporterna.

5.3 Kampanjer

Aktiva kampanjer (avsnitt 15.3) läggs på automatiskt när villkoren är uppfyllda. Kampanjens namn visas på raden. Har raden både manuell rabatt och kampanj gäller den förmånligaste för kunden; de läggs inte ihop.

5.4 Kund och stamkundspoäng

1. Tryck Lägg till kund (valfritt) och sök på namn eller e-post.
2. Är stamkundsprogrammet på och har kunden tillräckligt med poäng visas Lös in poäng. Inlösen använder kundens högsta möjliga antal poäng och dras av som rabatt fördelad på raderna. Ångra med krysset.

Kunden tjänar poäng på slutförda köp enligt stamkundsprogrammets inställning. Intjänade och inlösta poäng visas i kvittodialogen.

5.5 Parkera köp

Parkera lägger undan varukorgen så att en annan kund kan betjänas. Parkerade köp visas under Parkerade (antal) och återupptas med Återuppta. Ett parkerat köp är inte registrerat i kassan och finns bara i den enhet där det parkerades.

5.6 Betalsätt

Välj betalsätt och tryck Slutför. Innan kunden debiteras kontrolleras köpet på servern (pris, moms, kund, poäng och växelkassa). Underkänns köpet dras ingen betalning.

Presentkort och faktura finns inte i version 1.

5.7 Kontant betalning och öresavrundning

Vid kontant betalning avrundas beloppet att betala till hela kronor enligt lagen (1970:1029) om avrundning av öresbelopp: 1–49 öre avrundas nedåt och 50–99 öre uppåt. Avrundningen visas som "Öresavrundning" i varukorgen och på kvittot och påverkar inte momsen.

1. Välj Kontant och tryck Slutför.
2. Ange mottaget belopp eller välj ett av förslagen. Tomt fält betyder jämna pengar.
3. Kontrollera Växel tillbaka och tryck Slutför köp.

Mottaget belopp och växel skrivs på kvittot. Kassalådan öppnas vid kontantköp om det är valt under Inställningar → Skrivare.

5.8 Dricks på kort

Om Dricks på kort är påslaget under Inställningar → Kortterminal visas ett dricksfält när Kort är valt. Ange beloppet eller tryck en snabbknapp (10, 20 eller 50 kr). Beloppet att slå in i terminalen är köpet plus dricksen. Låt inte terminalen lägga till egen dricks – dricks som bara anges i terminalen kommer inte med i kassan. Dricksen redovisas utanför försäljningen, på egen rad i X- och Z-dagrapporten.

5.9 Delbetalning

1. Tryck på delbetalningsknappen bredvid Slutför.
2. Välj betalsätt, ange belopp och tryck Lägg till. Upprepa tills Återstår är 0 kr.
3. Tryck Slutför.

Kontanter tas emot i hela kronor. Anges en kontantdel som täcker resten avrundas resten till närmaste krona (öresavrundning enligt lagen 1970:1029 — 1–49 öre nedåt, 50–99 öre uppåt) och avrundningen visas i dialogen. En kontantdel som inte är sista delen anges i hela kronor. Blir resten 0 kr kontant (under 50 öre) läggs den i stället på kort eller Swish. Ingen växelberäkning görs. Om en del nekas visas ett felmeddelande; delar som redan har dragits ska återbetalas i respektive betalsystem.

6. Kontrollsystemet

6.1 Godkännande före registrering

När betalningen är genomförd skickas köpet med kassans nästa kvittonummer till kontrollsystemet. Först när kontrollsystemet har godkänt köpet får det kvittonumret, registreras i journalen och kvittot kan tas fram. Kvittot får kontrollsystemets tillverkningsnummer och kontrollkoden.

6.2 Om kontrollsystemet inte svarar

Servern gör flera försök. Svarar kontrollsystemet ändå inte visas rutan Kontrollsystemet svarar inte. Köpet är då inte registrerat och inget kvitto får lämnas ut. Kassan är spärrad för nya köp tills du valt något av följande:

• Försök igen – köpet skickas på nytt med samma kvittonummer och samma uppgifter. Vid godkännande slutförs köpet som vanligt.
• Avbryt köpet – köpet makuleras utan kvitto. Avbrottet journalförs, redovisas som "Avbrutna köp" i X- och Z-dagrapporten och kvittonumret används för nästa köp. Har kunden betalat ska betalningen lämnas tillbaka; vid kortbetalning görs återbetalningen i kortterminalen.

Om kassan laddas om medan ett köp väntar visas rutan igen när kassan öppnas. Slutförs köpet då visas inget kvitto direkt; kvittot tas fram under Försäljningar.

6.3 Om servern inte kan nås efter betalningen

Har betalningen genomförts men köpet inte nått servern visas Köpet är inte registrerat. Välj Försök igen – kunden debiteras inte igen och köpet registreras inte två gånger. Väljer du Avbryt och återbetala ska kundens betalning lämnas tillbaka.

6.4 Ingen försäljning utan uppkoppling

Saknar enheten internetuppkoppling visas "Offline – försäljning är spärrad tills uppkopplingen är tillbaka" och inga köp kan registreras. Se avsnitt 14 om driftavbrott.

7. Kvitto

7.1 Ta fram kvittot

Efter varje köp öppnas kvittodialogen med en förhandsvisning. Kvittot ska tas fram vid varje köp – dialogen kan inte stängas förrän det är gjort. Laddas sidan om innan kvittot tagits fram registreras inget nytt köp eller ny retur på kassan förrän kvittot tagits fram under Försäljningar (SKVFS 2014:9 6 kap. 2 §). Välj ett sätt:

• PDF – sparar kvittot som PDF-fil.
• Skriv ut – vanlig skrivare via webbläsarens utskriftsdialog.
• Termo – kvittoskrivare via USB (Chrome eller Edge).
• SMS (tillval) – ange kundens mobilnummer. Kunden får en länk till kvittot. Knappen visas bara när företaget beställt tillvalet SMS-kvitto, som debiteras per skickat SMS.
• E-posta till … – visas när kunden på köpet har en e-postadress. Kassapilot skickar ett mejl med kvittot som PDF-bilaga. Kvittot räknas som utfärdat först när mejlet skickats.

Kvitton som skickas som SMS eller e-post märks "Elektroniskt kassakvitto". Under Inställningar → Skrivare kan varje enhet ställas in för automatisk utskrift efter varje köp, även på kvittoskrivare via seriell port.

7.2 Original och kvittokopia

Originalkvittot kan tas fram en gång, på papper eller elektroniskt. Därefter kan högst en kvittokopia tas fram per kvitto, antingen direkt i kvittodialogen (programmet frågar först) eller senare under Försäljningar. Kopian godkänns av kontrollsystemet, märks KOPIA, journalförs och redovisas i X- och Z-dagrapporten. Försök till ytterligare kopior nekas.

7.3 Märkningar

Märkningarna skrivs i dubbel storlek jämfört med beloppen.

7.4 Kvittots innehåll

• Företagets namn och organisationsnummer
• Försäljningsställets adress (butikens; företagets adress om butiken saknar adress)
• Kvittonummer
• Kassans namn och nummer, kassabeteckning (densamma som i kontrollsystemet) och kassans tillverkningsnummer
• Datum och klockslag
• Varje artikel med antal, styckpris, radbelopp och eventuell rabatt
• Summa rabatt, öresavrundning och totalbelopp
• Moms totalt samt netto och moms per momssats
• Betalsätt; vid kontant mottaget belopp och växel; vid kort maskerat kortnummer och referens
• Kontrollsystemets tillverkningsnummer och kontrollkod
• Butikens egen kvittotext, annars "Tack för ditt besök!"

8. Försäljningar

Under Försäljningar visas de senaste kvittona med typ (Köp, RETUR eller ÅTERKÖPT), tid, kund, moms och belopp. Tryck Kvitto för att ta fram kvittokopian (PDF, utskrift, termo, e-post eller SMS) eller göra en retur.

Överst visas Oavslutade köp när sådana finns. De ska slutföras eller makuleras före dagsavslutet (avsnitt 9.2).

9. Retur, makulering, pro forma och lådöppning

9.1 Retur

En retur kan omfatta hela köpet eller valda rader och antal. Ett köp kan returneras i flera omgångar tills allt är returnerat.

1. Gå till Försäljningar och tryck Kvitto på köpet.
2. Tryck Retur. Ange antal per rad (förvalt är allt som återstår att returnera).
3. Välj hur returen återbetalas:
   • Samma betalsätt som köpet — vid retur av hela köpet återbetalas samma betalsätt och belopp som originalet, inklusive öresavrundning.
   • Kontant — beloppet avrundas till hela kronor (lagen 1970:1029).
   • Kort eller Swish.

   Betalades köpet med flera betalsätt måste återbetalningssättet väljas vid delretur. Kontant återbetalning av ett köp som inte betalades kontant kräver behörigheten chef eller administratör.

4. Har butiken flera kassor: välj kassan som lämnar ut pengarna (den du står vid). Returen, returkvittots nummer och kontanterna hör till den kassan. Kontant retur kräver att kassans växelkassa är registrerad.
5. Tryck Registrera retur. Returen godkänns av kontrollsystemet och får ett eget nummer i kassans kvittoserie. Returkvittot öppnas och originalet skrivs ut eller skickas därifrån.
6. Återbetala kunden med det valda betalsättet; kortåterbetalning görs i kortterminalen. Vid kontant retur öppnas kassalådan (om inställt under Skrivare).

Mer än vad som köpts kan inte returneras. En retur kan inte returneras. Svarar kontrollsystemet inte väntar returen på samma sätt som ett köp (avsnitt 6.2) och slutförs eller avbryts i Kassa. Varor med lagerföring läggs tillbaka i lager.

9.2 Makulering av oavslutade köp

Ett köp som har skickats till kontrollsystemet men inte slutförts är oavslutat. Det makuleras med Avbryt köpet i kassan eller med Makulera under Försäljningar → Oavslutade köp. Makuleringen journalförs, inget kvitto utfärdas och kvittonumret används för nästa köp. Ett köp kan inte makuleras medan kontrollsystemet tillfrågas – vänta en halv minut och försök igen. Redan slutförda köp kan inte makuleras; de hanteras som retur.

9.3 Pro forma

Pro forma skriver ut varukorgens innehåll som PDF märkt EJ KVITTO, utan kvittonummer, till exempel som offert. Pro forma-kvittot skickas till kontrollsystemet, journalförs och redovisas med antal i X- och Z-dagrapporten. Varukorgen ligger kvar.

9.4 Lådöppning utan försäljning

Öppna låda öppnar kassalådan utan köp. Varje sådan öppning journalförs och redovisas som "Lådöppningar" i X- och Z-dagrapporten. Lådan öppnas i övrigt automatiskt vid kontantköp (om inställt) och vid registrering av växelkassa, insättning och uttag.

10. Kontanthantering

Avsnittet gäller kassor som hanterar kontanter. För en kontantfri kassa (avsnitt 4) är funktionerna dolda och spärrade.

10.1 Insättning och uttag

1. Tryck Insättning (t.ex. växel från banken) eller Uttag (t.ex. bankinsättning, utlägg).
2. Ange belopp och orsak. Båda krävs. Insättning och uttag kräver behörigheten chef eller administratör och att växelkassan registrerats för perioden.
3. Tryck Registrera. Kassalådan öppnas.

Insättningar och uttag journalförs och ingår i den förväntade kontantkassan.

10.2 Kassaräkning och kassadifferens

Förväntad kontantkassa = växelkassa + kontantförsäljning (inklusive öresavrundning) − kontantreturer + insättningar − uttag, för perioden sedan senaste Z-dagrapport.

1. Tryck Kassaräkning (i kassan eller under Rapporter).
2. Räkna lådans innehåll och ange antal per valör.
3. Avviker räknat belopp från förväntat ska en förklaring anges.
4. Tryck Registrera kassaräkning. Förväntat, räknat och kassadifferens visas.

Kassaräkningen journalförs med valörer, förklaring och vem som räknade. Kassaräkning kan göras flera gånger. Z-dagrapporten kräver en kassaräkning efter periodens sista kontanthändelse; det är den räkningen som redovisas som räknad kontantkassa och kassadifferens.

11. Övningsläge

Kassapilot SE 1.0 har inget övningsläge. Kontrollsystemet (Axena Cloud Control) tar inte emot övningskvitton, och enligt SKVFS 2020:9 ska övningskvitton registreras i kontrollsystemet. Övningsläge är inget krav (SKVFS 2014:9 4 kap. 11 §). Kassan registrerar därför inga övningsköp; utbildning görs i en testorganisation i demoläge.

Rubrikerna för övningskvitton finns kvar i X- och Z-dagrapporten (alltid 0 st) eftersom föreskriften kräver dem.

12. Dagrapporter och dagsavslut

Rapporterna finns under Rapporter och tas ut per kassa. Välj kassa i listan uppe till höger.

12.1 X-dagrapport

Avsnittet X-rapport (öppen period) visar periodens ställning på skärmen. Ta ut X-dagrapport sparar rapporten som PDF och journalför uttaget. X-dagrapporten nollställer ingenting.

12.2 Z-dagrapport

Nollställ dagen (Z) tar ut Z-dagrapporten. Den avslutar perioden: periodens räknare börjar om, men ingenting raderas. Z-dagrapporten får ett löpnummer, journalförs, sparas i Z-rapporter (arkiv) och kan alltid tas fram igen som PDF. Är en e-postadress angiven under Inställningar → Företag mejlas rapporten dit automatiskt.

Z-dagrapporten tas ut av chef eller administratör. Har kontanter hanterats under perioden (växelkassa, kontantköp, kontantretur, insättning eller uttag) måste kassan räknas direkt före Z-dagrapporten — annars nekas den med en uppmaning att räkna. Har kassan köp från en tidigare dag som inte ingår i någon Z-dagrapport visas en varning i kassan.

Z-dagrapporten ska tas ut varje dag som kassan har använts för försäljning (SKVFS 2014:10 4 kap. 5 §). En Z-dagrapport kan också tas ut när ingen försäljning skett; den redovisar då noll.

12.3 Innehåll i X- och Z-dagrapporten

12.4 Grand total

Grand total räknas upp med varje Z-dagrapport och kan inte nollställas eller ändras. Värdena visas under Nollställning & grand total.

12.5 Rutin för dagsavslut

1. Slutför eller makulera eventuella oavslutade köp (Försäljningar).
2. Ta vid behov ut en X-dagrapport och stäm av betalsätten, t.ex. mot kortterminalens dagsavslut.
3. Gör ett uttag för de kontanter som tas ur lådan (t.ex. till bankinsättning) och ange orsak.
4. Gör kassaräkning och förklara eventuell kassadifferens.
5. Ta ut Z-dagrapporten.
6. Upprepa för varje kassa.
7. Exportera vid behov bokföringsunderlaget (SIE 4 vid Z-rapporten i arkivet).

13. Journalminnet och behandlingshistorik

13.1 Journalen

Varje registrering skrivs i kassans journal i den ordning den sker: försäljningar, returer, makuleringar, kvittokopior, pro forma, X- och Z-dagrapporter, växelkassa, insättningar, uttag, kassaräkningar, lådöppningar, in- och utloggningar, prisändringar och ändrade inställningar.

Varje journalpost har ett löpnummer och en kontrollsumma (hash) som bygger på föregående posts kontrollsumma. Poster kan inte ändras eller tas bort.

Under Journal visas kassans journal med händelse, användare, tid, detalj och kontrollsumma.

13.2 Verifiering

Överst i journalen kontrolleras att posterna följer på varandra utan luckor och att varje post pekar på föregående posts kontrollsumma. Resultatet visas som "Hash-kedjan verifierad – … poster i obruten följd" eller som en varning med det löpnummer där kedjan bryts. Vid en varning ska KassaPilot kontaktas.

13.3 Export av journalminnet

1. Gå till Journal och välj kassa.
2. Tryck Export SKVFS 2021:16, välj period (från och med – till och med, hela dagar i svensk tid) och vilka kassor som ska ingå (en eller flera, även avvecklade). Tryck Skapa XML-fil.
3. Filen följer Skatteverkets standardformat (SKVFS 2021:16) och innehåller kassakvitton, returkvitton, kvittokopior, övningskvitton, pro forma, X- och Z-dagrapporter, växelkassa, insättningar och uttag, lådöppningar, in- och utloggningar, avbrutna köp och kassaräkningar för perioden.
4. Filen sparas på enheten och kan lämnas till Skatteverket på plats, t.ex. på USB-minne.

XML och CSV ger journalposterna i rått format (löpnummer, händelse, tid, innehåll och kontrollsummor) för egen kontroll och revision.

13.4 Behandlingshistorik

Ändringar av programmering och inställningar journalförs i varje aktiv kassas journal med tidigare och nytt värde och vem som gjorde ändringen:

• Prisändringar på artiklar journalförs som "Prisändring".
• Övriga ändringar av artiklar (bl.a. benämning och momssats), företagsuppgifter, butiker, kassor, kontrollsystem, kortterminal, stamkundsprogram, bokföringsinställningar och kampanjer journalförs som ändrad inställning.

Räknare, tidsstämplar, lagersaldon och hemliga nycklar journalförs inte.

14. Driftavbrott

Kassapilot kan inte registrera försäljning utan uppkoppling mot servern och kontrollsystemet. Vid avbrott:

1. Registrera ingen försäljning vid sidan av kassaregistret. Kassaregisterpliktig försäljning ska inte genomföras förrän kassaregistret fungerar igen (Skatteverkets vägledning om kassaregister).
2. Hantera ett köp som väntar på kontrollsystemet enligt avsnitt 6.2.
3. Dokumentera avbrottet: datum, start- och sluttid, berörda kassor, orsak om den är känd och vilka åtgärder som vidtogs. Spara dokumentationen tillsammans med dagens Z-dagrapport.
4. Kontakta KassaPilot om avbrottet inte beror på butikens egen uppkoppling.

15. Övriga funktioner

15.1 Översikt

Försäljning de senaste sju dagarna och dagens fördelning på betalsätt.

15.2 Produkter och lager

Under Produkter registreras artiklar med namn, pris inklusive moms, momssats (25, 12, 6 eller 0 %), artikelnummer, streckkod (eller intern streckkod som programmet skapar), huvudgrupp, om artikeln är en tjänst, bokföringskonto, bild eller ikon samt lagerföring med inköpspris, leverantör och beställningspunkt. En artikel som tas bort inaktiveras och finns kvar i historiken. Varje artikel har en egen sida med historik.

Under Lager finns lageröversikt, inköpsorder med inleverans, inventering, leverantörer och lagerhistorik. Försäljning drar och returer lägger tillbaka lager.

15.3 Kampanjer

Kampanjtyper: procentrabatt (på en artikel eller alla), nytt styckpris och paketpris ("N för X kr"). En kampanj kan begränsas till datum, veckodagar och klockslag.

15.4 Kunder och stamkundsprogram

Kundregister med namn, e-post, telefon, anteckning och poängsaldo. Poäng kan justeras manuellt och en kund kan undantas från poängintjäning. Stamkundsprogrammet ställs in under Inställningar: poäng per krona, kronor per poäng och lägsta antal poäng för inlösen.

15.5 Användare

Administratören bjuder in användare med e-post, tilldelar behörighet och sätter PIN för kassörsbyte.

15.6 Inställningar

Kassor raderas aldrig. En ny kassa får nytt tillverkningsnummer; anmäl ändringen till Skatteverket (avsnitt 17).

15.7 Byråpanel

För redovisningsbyråer som administrerar butiker i Kassapilot: byrån kan lägga upp kunder, skapa inloggningar och pausa en kunds åtkomst. En pausad butik kan inte registrera försäljning.

15.8 Personalliggare

Personalliggaren ligger utanför kassaregisterfunktionerna och påverkar inte journalminnet eller kontrollenheten. Den är en elektronisk personalliggare enligt 39 kap. 11–12 §§ skatteförfarandelagen, 9 kap. 5 § skatteförfarandeförordningen och SKVFS 2015:6, för verksamheter som ska föra sådan: restaurang, frisör och annan kropps- och skönhetsvård, tvätteri, fordonsservice samt livsmedels- och tobaksgrossist.

Aktivera. En administratör öppnar Personal i sidomenyn och trycker Aktivera personalliggaren. Undantag från skyldigheten: enskild näringsidkare eller fåmansföretag där bara företagsledaren, dennes make/maka och barn under 16 år är verksamma.

Lägga upp personer. Chef eller administratör trycker Ny person och anger namn och personnummer eller samordningsnummer (kontrolleras med kontrollsiffra). Personer utan svenskt nummer registreras med annan identitetsbeteckning, t.ex. passnummer och land. Personnumret låses när den första registreringen gjorts; namn och aktiv/inaktiv kan ändras. Kassörer ser bara födelsedatumet, inte de fyra sista siffrorna.

Stämpla in och ut. Varje person trycker Stämpla in när arbetspasset börjar och Stämpla ut när det slutar. Tidpunkten sätts av servern och kan inte väljas. Alla som är verksamma ska antecknas, även tillfällig och obetald personal.

Rättelser. Registrerade poster kan aldrig ändras eller tas bort, inte heller av tillverkaren. En glömd stämpling läggs till av chef eller administratör med Tillägg i efterhand: person, typ, datum/tid och anledning. Tillägget visas i liggaren med tidpunkten när det gjordes och anledningen, och den ursprungliga posten står kvar (SKVFS 2015:6 6 §).

Visa för Skatteverket. Knappen Visa för kontroll / skriv ut ger en utskriftsvy med företagets namn, organisationsnummer, period och varje arbetspass med namn, fullständigt personnummer samt start- och sluttid. Liggaren ska kunna visas i verksamhetslokalen vid kontrollbesök. Perioden väljs med datumfälten; CSV exporterar samma uppgifter.

Bevarande. Uppgifterna sparas i Kassapilot och ska bevaras i minst två år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gick ut. Avslutar företaget abonnemanget ska liggaren exporteras (CSV eller PDF-utskrift) före avslutet.

Avgifter vid brister. Kontrollavgiften är 12 500 kr om liggare saknas eller inte förs korrekt, med tillägg om 2 500 kr för varje verksam person som inte är antecknad, och 25 000 kr vid upprepad brist inom ett år.

15.9 Kundskärm

Kundskärm i sidomenyn öppnar en visningssida för en skärm eller surfplatta vänd mot kunden. Logga in på kundens enhet med ett kassörskonto, öppna Kundskärm och välj vilken kassa skärmen ska följa; valet sparas på enheten. Skärmen visar varukorgens artiklar, antal och belopp, rabatt och summan att betala, och efter betalningen "Tack för ditt köp" med beloppet och kvittonumret i tjugo sekunder. Inga personuppgifter visas och inget kan tryckas på skärmen. Kundskärmen är ett visningsstöd och påverkar inte journalminnet eller kvittot.

16. Skatteverkets kontrollbesök

Skatteverket kan göra oanmälda kontrollbesök, bland annat med kontrollköp, kassainventering och granskning av kassaregistret (SFL 42 kap.). Butiken ska då på plats kunna visa:

1. Kassaregistrets identitet – versionsbeteckningen i sidomenyn och kassornas tillverkningsnummer (Inställningar → Butiker & kassor).
2. Journalminnet – Journal, välj kassa, och export enligt avsnitt 13.3.
3. Z-dagrapporter – Rapporter → Z-rapporter (arkiv) → PDF.
4. Aktuell ställning – X-dagrapport för öppen period, inklusive förväntad kontantkassa.
5. Kvitton – Försäljningar.
6. Denna manual med tillverkardeklarationen.

Se till att någon med behörigheten butiksansvarig eller administratör kan logga in under besöket.

17. Butikens egna skyldigheter

Följande åligger butiken som användare av kassaregistret. Kassapilot utför dem inte automatiskt.

Bilaga A – Tillverkardeklaration (SKV 1509)

Tillverkardeklarationen (SKV 1509) för Kassapilot SE, version 1.x.x, undertecknades av KassaPilot AB:s firmatecknare den 20 oktober 2026 och lämnades samma dag till Skatteverket med utdrag ur testprotokollet och integrationscertifikatet från kontrollsystemets tillverkare Axena Company Service AB (PosPLUS). Deklarationen anger att programmet uppfyller kraven i SKVFS 2014:9 (omtryck SKVFS 2021:17) och har provats tillsammans med ett certifierat kontrollsystem. Deklarationen omfattar alla versioner 1.x.x; byggbeteckningen i sidomenyn visar vilken programändring som körs. Ändringar som påverkar reglerade funktioner deklareras på nytt.